Människan i projektet - ett seminarium anordnat av Projektledningsgruppen hos SVR Samhällsbyggarna

Den 21 maj 2009 samlades ett 40-tal seminariedeltagare för att ta del av ett antal kompetenta projektledares erfarenheter och synpunkter kring människorna i projekten och hur de bäst kan ledas/utvecklas och inspireras.

Seminariets tema är en del av SVR Samhällsbyggarnas Projektledningsgrupps ambition att beskriva PMI (Project Management Institute) med dess guide "to Body of Knowledge" som Swepro har översatt till svenska. Man följer bokens olika  kapitel och som avser processen projektledning.

Anders Hellsten inledde med ett teoripass om PMI och nämnde att PMI har 265 certifierade projektledare i hela världen varav en finns i Sverige. Anders lyfte fram att framförallt tre viktiga dokument alltid bör tas fram:

• Projektfullmakt
• Projektspecifikation
• Projektledningsplan

Vidare beskrev Anders två exempel där det i det första visade hur dålig struktur och offentlig upphandling (tidsödande) var starka orsaker till att slutresultatet blev dåligt. Det andra exemplet visade hur AGA som med utarbetade standarder, återinvesteringar i egna anläggningar och med en klarsynthet "hållit sig på tårna" och därmed lyckas väl med sina projekt.

Michelle Rockström Schultz med en bakgrund som psykolog talade om vikten av att tänka och agera proaktivt samt att ledarskapet är A och O i projekten. Hon fortsatte med att beskriva två processer, den rationella analytiska processen och den intuitiva processen med implicit kunnande. Båda dessa utgår från "Jaget". Ett helt nytt sätt att tänka är U-learning och så kallad Presencing vilka utgår från ett systemtänkande inspirerat av zen-buddhismen. Detta skulle innebära att "fånga framtidens skugga" dvs att lyssna på det som sägs runt omkring dig, det omgivande fältet. Något som är rätt utmanande för den annars generellt sätt analytiskt tänkande ingenjören att lägga erfarenheterna åt sidan och "lyssna". Michelle beskrev det hela i ett antal steg:

Steg 1 - "Se vårt seende"

Erfarenheter och aktiviteter från nuet, även det förflutna, skapar ett brus. Ofta hör vi det bara som ett par noter som vi känner igen, sannolikt det som vi har ett behov av att känna igen. Resten tar vi inte in. Detta bottnar i ett sätt att överleva, för mycket okänt brus menar Michelle kan skapa en psykos om det pågår för länge.

Hur gör man då detta? Det första är att nollställa sig själv och därefter:

1. Identifiera dessa antaganden
2. Bli medveten om ditt sätt att tänka och tankeflödet (ex Einstein)
3. Stoppa alla vanliga antaganden och se med fräscha ögon
4. Utan att dra slutsatser, stanna kvar och observera öppet och nollställt - omdirigera uppmärksamheten
5. Vänta, det kan ta tid innan en "bild" kommer fram
6. Så småningom "förstår" man vissa sammanhang och dynamiken

Dvs genom att tysta medvetandet så sprider det sig ett lugn och i detta lugn kan de nya "tonerna" uppfattas.

Steg 2 - Presencing

På ett sätt handlar det om att avstå från att fatta beslut.

Steg 3 - Bli medveten

Steg 4 - Agera!

Handla snabbt

Göran Träff hade ett annat sätt att förmedla framgång i att bygga framgångsrika team. "Inga ruttna ägg i vaniljsåsen". Göran liknade ett sommarjobb han hade i sin ungdom på ett bageri där de skulle göra wienerbröd med vaniljsås. Ett enda ruttet ägg skulle förstöra hela fyllningen och på liknande sätt upplever han ett projektteam. Om någon inte bidrar utan tvärtom skapar en dålig stämning måste detta åtgärdas, personen måste förflyttas från teamet.

Det är lättare att få förlåtelse än att få förståelse bör prägla besluten hos en ledare. Andra erfarenheter som Göran förmedlade var:

• Öron som en elefant istället för en käft som en krokodil
• Management by walking around
• Var synlig i hela organisationen - inte bara i ledningsgruppen
• Smalltalk med medarbetarna  - intressera dig för deras personliga situation, kom ihåg födelsedagar
• Ge bekräftelse - att bli sedd är viktigare än både lön och förmåner
• Skilj på bekräftelse och beröm och beröm ej förväntade insatser - det kan missuppfattas
• Se upp för underminering
• Om något går galet tar du som chef ansvaret utåt och du tar upp det enskilt med den som är ansvarig
• Om något går bra - tala om vem det är för alla
• Ha alltid en öppen dörr
• Var lugn, gå sakta
• PUMPA IN SOLSKEN I MEDARBETARNA!

Borsett från de formella sammanfattningarna och presentöverlämningar (som Torsten Josephson sköte galant) avslutades seminariet av Kari Elliot från AGA. Han berättade livfullt om alla bekymmer med byggandet av terminalen för LNG i Nynäshamn.

Terminalen ligger i ett mycket naturskönt område i kusten och ska göra det möjligt för att lossa LNG eller naturgas från fartyg, lagra den och sedan leverera den till köparna.

Som tur är finns det en europeisk standard för vad en terminal ska innehålla och hur den ska vara konstruerad. Den följde naturligtvis beställarna Linde Gas, AGA, Nynäs och Fortum.

Området är stort (50 000 m²)och komplicerat med vägar, cisterner, broar och hamn och projektet blir inte mindre komplicerat att det drivs av en tillfällig organisation med tillförda resurser och naturligtvis under en begränsad tid.

Det krävs kompetent projektledning och bra ledare som begär av entreprenörerna vad de kan åstadkomma men att kraven ska vara förnuftiga.

Två entreprenörer eller leverantörer anlitas och det är Cryo AB för själva processen och NCC för de "civila" arbetena såsom vägarna, broarna, fundamenten och vattenarbetena. De två leverantörerna förstår inte alltid varandra med med god projektledning klaras problemen av. LNG-tanken med allt tillhörande byggs på totalentreprenad av Cryo och NCC. Processutrustningen levereras av Cryo på funktionsentreprenad medan resten görs av NCC som har ett partneringavtal med AGA.

Den utpräglade beställarorganisationen består av en styrgrupp, projektledare med ställföreträdare, administratör, ekonomistyrning, en specialistgrupp och två delprojektledare.

Naturligtvis kräver ett så här komplicerat projekt en bra projektledare och ett bra team vid sidan av denne och naturligtvis en bra tidplan! Bygget ska kunna tas i drift under första kvartalet 2011.

Vid pennan

Johan Onno och Peter Abrahamsson